Dificultades con el escaneo de documentos

Escanear imágenes suele ser una tarea muy lenta e incluso monótona, pero cuando se habla de la creación de un Repositorio Digital de un Instituto es importante tomar en cuenta que todas las páginas incluidas en un documento deben ser presentadas a la pantalla del escaner para su impresión digital. Vamos a decir que deben incluirse desde la portada hasta la última página del documento, lo más centrada posible y con la mejor resolución. Recordemos que para tales tareas existe la vista previa del trabajo que estamos realizando.

Sin embargo, uno de los inconvenientes que hemos encontrado con el tema del escaneo, es que, aún cuando los escaners permiten convertir la imagen en formato pdf, estas imágenes suelen ser "muy pesadas", pues dependiendo de la cantidad de páginas que contenga un informe -en el caso del proyecto se han llegado a escanear hasta 411 páginas- el peso del documento puede llegar a ser de hasta 250 megas, lo que quiere decir que su descarga de la red sería muy lenta y, dependiendo de la capacidad del disco desde la computadora donde se trabaje, es probable que el documento nunca llegue a desplegarse en el escritorio principal en su totalidad.

Por eso, uno de los recursos que se han encontrado para minimizar estas cargas y llevarlas a tamaños accesibles para cualquier disco duro de cualquier computadora, es decir, reducir el tamaño de mega a kbit, es el photo shop. Mediante este recurso una imagen puede bajar su resolución haciéndola menos pesada y sin perder la calidad en el pixelaje, indispensable para una buena imagen en formato pdf.

En ese sentido, un buen pixelaje de una imagen puede ser de 6.3 3088 x 2056 ó de 11.1 4064 x 2704, con resoluciones de color altísimas, sin embargo, es importante tomar en cuenta que en documentos recientes, de unos 30 años o menos, el material en el que se encuentra la información, por lo general, es todavía resistente, de manera que un pixelaje tan alto no es necesario; mientras que un documento de 50 ó 100 años necesitará, por razones obvias, de mayor resolución para una mejor lectura.

Por eso, es importante tomar en cuenta los recursos con los que se dispone para un proceso como este: escaners, programas, memorias o llaves maya, impresoras y cámaras digitales. Al respecto, también las fotografías digitales pueden ayudar a preservar una imagen, pues un usuario puede tomar una fotografía del documento que necesita, imprimir la foto, escanearla, bajar la resolución y convertirla en formato pdf.; no obstante, esta tarea llevaría más tiempo que el escaneo manual.

También existen escaners que tienen una bandeja de alimentación para capaturar las páginas e irlas imprimiendo digitalmente, pero el resultado de capturar 400 ó 600 páginas puede ser agotador incluso para una máquina. E incluso, existen escaners que inmediatemente permiten bajar la resolución, pero no todos los centros de documetación tienen los recursos para este tipo de equipo y, quizás, tengan a la mano el programa photo shop. De modo que mientras se alcanza la adquisición del equipo necesario, este recurso -o tip- puede ayudar.

En suma, el proceso de escaneo de un documento necesita de varias consideraciones que, desde nuestra experiencia, es importante tomar en cuenta:

1. Respetar todo el contenido del documento que se va a escanear, desde la portada hasta la última página.
2. Centrar las páginas respetando los márgenes que la vista previa nos brinda, pues una vez convertidos en pdf. no se pueden modificar y un documento desalineado es una molestia para su lectura.
   
3. Aunque parezca simple, es necesario levantar una lista con el material que se ha ido escaneando. Esto puede ser por años, apellidos, temas, etc.
   
4. La capacidad de memoria de un disco es proporcional al tamaño y/o peso de las imágenes, por lo que es necesario tomar en cuenta el respaldo del trabajo realizado.
   
5. A mayor resolución mayor pixelaje, tome en cuenta qué clase de resolución necesita en un documento de 1898 o de 2003.

En el caso de las Universidades Estatales, o que trabajan con fondos públicos, es necesario tomar en cuenta que toda esta información debe ser devuelta a la comunidad, por lo que una correcta digitalización de los documentos permitirá una mejor ubicación de la inversión que se ha prestado a los proyectos de investigación.

La comunidad merece saber qué han hecho, qué están haciendo y qué harán los proyectos generados desde la Academia, y una forma de presentar estos procesos es por medio de la digitalización de los documentos. De ahí que, en esta entrada de este blog, anotamos las experiencias de este proyecto, recomendaciones hechas y, sobre todo, el recordatorio de hacia dónde va el acceso y la difusión del conocimiento generado en nuestras Universidades.

INIE-UCR

De los estantes al pdf.

A inicios de la década de los ochenta se creó el Instituto de Investigación para el Mejoramiento de la Educación, entonces IIMEC, con la colaboración del Ministerio de Educación Pública de la República de Costa Rica para: "impulsar la investigación educativa" .

Desde entonces, se han llevado a cabo toda una serie de proyectos investigativos, cuyos derivados han sido libros, artículos, talleres, promociones, estrategias, es decir, toda una puesta en marcha de los resultados de las investigaciones realizadas por los y las investigadoras que han participado desde distintas disciplinas y diversos enfoques en el ámbito de la Educación.

Pero para colocar estos productos en el escenario académico, fue preciso que antes se anotaran los denominados: INFORMES DE INVESTIGACIÓN que contienen, en detalle, todos los procesos, métodos, trabajos de campo y resultados de estos esfuerzos investigativos.

Así, en los casi 30 años de existir el Instituto de Investigación en Educación (INIE) el Centro de Documentación conserva más de un centenar de informes presentados y disponibles a las nuevas generaciones de investigadores e investigadoras no solo del mismo Instituto, sino también de la Comunidad Científica Nacional e Internacional con intereses en Educación.

Aún con los esfuerzos por matener el material en las mejores condiciones, preservándolos de factores ambientales como el polvo, el deterioro físico y/o la humedad, estos documentos necesitan de otro tipo de conservación que permitan no solo su manipulación, sino también su acceso.

En ese sentido, y como iniciativa de la Mag. Rebeca Vargas Bolaños, bibliotecóloga del Instituto y editora de la Revista, en el año 2008 se inició el proceso de Conservación de los Informes de Investigación mediante el escaneo de todas y cada una de las páginas que conforman un documento de este tipo. Es necesario tomar en cuenta que el grueso de estos informes fueron escritos en máquinas de escribir o en procesadores de texto, mucho antes de que los sistemas operativos desarrollaran paquetes que facilitaran la recuperación y conversión de un formato a otro.

Dicha tarea ha dado frutos, pues, a la fecha, han sido escaneadas cerca de 8578 páginas de los Informes de Investigación encontrados desde 1981 a 2003. Al respecto, es importante anotar que todas estas imágenes serán convertidas en formato pdf y colocadas en un acervo académico denominado Repositorio del Instituto de Investigación en Educación (REPOINIE)

Por lo anterior, ha sido inscrito el Proyecto de Apoyo a la Investigación No. 181: Preservación, en formato digital, del histórico de informes de investigación del Instituto en Investigaciones en Educación (INIE) de la Universidad de Costa Rica desde 1980 hasta el 2009, cuyo objetivo general es: Conservar los Informes de Investigación producidos por el Instituto de Investigaciones en Educación (INIE) de la Universidad de Costa R.ica desde 1980 hasta el año 2009.

Paralelo a esta tarea, ha sido creado este blog con el fin de crear el espacio necesario para establecer un vínculo con la Comunidad Científica Nacional e Internacional en materia de acceso y difusión del conocimiento. Es por medio de este blog que el proyecto se ha puesto en comunicación con las experiencias en escaneo, digitalización, repositorios, conservación, preservación, acceso abierto, etc. herramientas indispensables en la visibilización y devolución de los procesos que en un sitio como el INIE, de la Universidad de Costa Rica, se llevan a cabo diariamente.

Así que, desde el Instituto de Investigación en Educación (INIE) les damos la más cordial bienvenida a esto que, por los usuarios y especialistas internacionales, ha sido denominado: blogspot científico académico en donde "conversaremos" de diversos temas como: licencias Creative Commons, Open Access, Repositorios, en fin, sobre aspectos relacionados con, insistimos, el libre acceso y la difusión del conocimiento.

Digitalización de documentos

Grabado de Copista Medieval

En la antigüedad, en Grecia, los copistas y filólogos se dedicaban a transcribir y a estudiar todos los documentos escritos por filósofos; poco a poco, estas tareas se fueron multiplicando al ir incluyendo el trabajo de los gramáticos, los historiadores, los médicos y, desde luego, los trabajos teológicos.

Durante la Edad Media, en los monasterios de grandes órdenes religiosas, como la Benedictina y la Dominica, existían monjes dedicados todo un día o una noche a este trabajo, haciendo las transcripciones con máxima fidelidad, ayudados por enormes lupas, pasando todo lo que antiguamente se había escrito en griego al latín.

Para llevar a cabo estas tareas existía un propósito específico: conservar todos y cada uno de los libros y/o manuscritos encontrados, de manera que se pasó de papiros o tablillas de cera, a la copia (o calco) y dibujo en cueros de animales secados para estos fines. Es en esta misma época cuando nacen las Universidades, universitas -atis: 'universal', y en ellas no pueden faltar las bibliotecas, que comienzan la tarea de la preservación de todo este acervo académico.

Luego, en la Florencia del Renacimiento se pasó del cuero de los animales al papel producido por los artistas, los copistas y los filólogos. Todos los tintes y texturas de los materiales estaban hechos de fibras naturales, iban al bosque, buscaban los materiales y fabricaban métodos de conservación en complejos laboratorios y, con la introducción de la imprenta alemana, se da inicio a la edición de libros y hojas sueltas. Así, el filólogo humanista e impresor italiano Aldus Pius Manutius o Aldo Manuzio (1449-1515) funda la Imprenta Aldina, lugar en donde nacen las primeras impresiones de las obras del periodo clásico griego e inventa las tipografías que utilizamos con frecuencia: itálica y bastardilla (o negrita). La distribución de estas impresiones se hacía a pie, de pueblo en pueblo, de ciudad en ciudad y de país a país. Así llegó a América, en los siglos XVI y XVII, donde ya los indígenas de las estepas y llanuras del norte, los Aztecas, los Mayas, los indígenas del área Intermedia, los Incas, los Araucanos y los Mapuches habían creado su propio sistema de transmisión oral y escrito.

Más adelante, en el periodo de colonias, conquistas e independencias en América, y otros lugares del mundo, la demanda del material impreso crece. En el Siglo XIX, por ejemplo, las Universidades obtienen sus propias imprentas, dando paso a los archiveros y al incremento en la divulgación.

En Costa Rica, para los primeros 40 años del siglo XX, existen diversos tipos de impresos: Anales, Periódicos, Revistas y Cuadernos que publican temas de educación, política, economía, sociales, etc. El impulso en la demanda de estos materiales la dan los gremios, como el caso de los zapateros de Costa Rica, quienes tendrán por costumbre empapelar las paredes de los talleres con páginas enteras de estas publicaciones. Ese fue uno de los primeros medios de difusión y de acceso al conocimiento en nuestro país durante el siglo pasado.

Los cambios siguen. Hemos pasado de los tintes, texturas naturales e imprentas de hierro y madera al código binario, al láser, al software, al hardware y al pdf; la difusión ya no es a pie, es por medio del código html; lo que antes duraba días, incluso meses, ahora dura segundos dependiendo de la interfase. Sin embargo, el digitus humanus es el mismo; tanto en el pasado como en el presente el trabajo manual persiste y, en un esfuerzo por apoyar a nuestros estudiosos y estudiosas contemporáneas, formas remozadas de copistas, filólogos, bibliotecólogos, archivistas, editores y editoras estamos desarrollando este tipo de proyectos.

Así, hoy en día las universidades más comprometidas con el acceso y difusión del conocimiento, en todo el mundo, preparan a sus coordinador@s de proyectos, editor@s de revistas, director@s de Institutos de Investigación o Centros de Investigación en el desarrollo de procesos que permitan un mayor alcance de todos y cada uno de los documentos que se publican, nos referimos a: artículos científicos, protocolos, análisis de datos, validaciones de resultados, ensayos dialéticos y dialógicos, avances, etc. con el fin de que la comunidad científica nacional e internacional tenga conocimiento del esfuerzo e interés que ponen nuestros académicos y nuestras académicas en estas tareas. Uno de esos procesos es el de la Digitalización de documentos producidos en un Instituto o Centro de Investigación para la comunidad en general.

En un interés por devolverle al país las contribuciones que se hacen para el avance investigativo, es que en el Instituto de Investigación en Educación (INIE), de la Universidad de Costa Rica (UCR) participamos de la iniciativa de DIGITALIZAR LOS INFORMES DE INVESTIGACIÓN producidos por nuestros y nuestras investigadoras con el fin de dar paso a la creación de un REPOSITORIO DIGITAL DEL INSTITUTO.